Come possiamo vivere e lavorare, al meglio, nonostante l’emergenza da coronavirus?

Certo, non possiamo controllare tutto ciò che accade, ma, come ricorda Alex Bellini, sportivo ed esploratore, possiamo “scegliere il modo in cui reagiamo”.

In questo post ho raccolto alcuni suggerimenti, che nascono dalla esperienza mia (e di miei colleghi), su come lavorare da casa, su come attivare un atteggiamento mentale positivo e su come scegliere gli strumenti più utili per lavorare al meglio.

Smart working o remote working?

Quello che la maggior parte delle persone sta svolgendo da casa è smart working o remote working?

Il remote working, detto anche telelavoro, consiste nel trasferimento della postazione lavorativa del dipendente in uno spazio diverso dalla sede dell’azienda. La persona, quindi, senza andare in azienda, può lavorare da remoto (da casa, da un coworking, ecc.) rispettando orari e attività da svolgere. Per lavorare utilizza un pc, una connessione ad internet e dei collaboration tools, dei software per condividere files, partecipare alle riunioni, ecc. (come Slack, Teams, Zoom, ecc.). Nel remote working, quindi, la persona svolge il suo normale lavoro, con i soliti orari, solo che lo svolge da casa.

Lo smart working, invece, consente al dipendente di scegliere, in piena autonomia, dove e quando lavorare. Questo, ovviamente, richiede un cambiamento nel modo di pensare e di agire dei manager e dei dipendenti. Elementi come la fiducia, la collaborazione e la responsabilizzazione sono aspetti chiave per uno smart working efficace. Il lavoratore, infatti, gode di un ampio grado di autonomia sulle modalità, sui tempi e sui luoghi di lavoro. Il manager, dal canto suo, deve organizzare le attività e verificarne l’andamento in funzione degli obiettivi da raggiungere.

Quello che stiamo facendo in queste settimane, quindi, è il remote working (ci sarebbero anche una serie di riflessioni da fare collegate alla privacy e al GDPR, ma, per adesso, soprassediamo).

Lavorare da casa (non è semplice come sembra)

Lavoro da casa da diversi anni, circa una dozzina, e vorrei condividere con te qualche suggerimento pratico per organizzare al meglio gli spazi, i tempi e le relazioni.

Cominciamo dagli spazi: l’ideale sarebbe avere una stanza da dedicare solo al lavoro; se ti è possibile, quindi, crea il tuo spazio (con un tavolo, il tuo pc, una scaffalatura per libri e documenti, piante, ecc.). Se non è possibile, soprattutto in questo periodo di emergenza, cerca di ritagliarti uno spazio in cui poter lavorare, fare le call, ecc.

Per quanto riguarda i tempi, le cose si complicano un po’, perché alcuni tempi dipendono da te, altri, invece, sono dettati da altre persone. Se hai un partner e dei figli, la casa, in queste settimane, sarà più affollata del solito e servirà un po’ più attenzione, e un po’ più di pazienza, per organizzare il tutto.

Un consiglio semplice, ma che è molto utile, è quello di usare un calendario condiviso (va bene anche un foglio con il planning della settimana), in cui è possibile vedere gli impegni dei membri della famiglia (lezioni scolastiche, call, ecc.) in modo da evitare sovrapposizioni. Se anche tu produci contenuti, devi organizzarti bene, perché è piuttosto difficile registrare un video o una puntata di un podcast se c’è qualcuno che sta passando l’aspirapolvere nella stanza affianco, o un figlio che sta facendo un lavoro con i compagni di classe tramite Skype e le risate riecheggiano nel corridoio.

Per gestire al meglio il tempo, io trovo molto utile creare delle routine in cui ho delle attività programmate: lettura, creazione di contenuti, gestione delle email, riunioni, interviste, ecc. Ti suggerisco, quindi, di sperimentare e di trovare una routine che funziona per te.

Un altro aspetto a cui fare attenzione sono le pause. È molto importante fare qualche pausa per sgranchirti le gambe, per ossigenare il cervello, per bere un caffè o un thè … magari con dei biscotti gustosi: attenzione, però, perché gira voce che il primo nemico del lavoro da casa sia il frigorifero a portata di mano 😉.

Abbiamo visto, quindi, la gestione degli spazi e dei tempi. Adesso vorrei dirti qualcosa a proposito delle relazioni.

Uno dei rischi maggiori nel lavorare da casa è la fatica nel distinguere i momenti di lavoro e quelli con il partner o con la famiglia. Per evitare incomprensioni, o litigi, è meglio stabilire, con chiarezza, quali sono i tempi di lavoro e quali quelli di relax.

Un ultimo suggerimento forse scontato: vestiti. La tentazione può essere quella di rimanere in tuta, o addirittura in pigiama, invece è importante vestirsi per uscire. Questo indica al nostro cervello che stiamo lavorando e stimola un approccio professionale (soprattutto se abbiamo delle videochiamate …).

Adesso che abbiamo sistemato lo spazio fisico e organizzato i tempi del nostro lavoro da casa, è arrivato il momento di parlare dei contenuti. Vediamo alcuni aspetti legati all’atteggiamento mentale e alle strategie che puoi applicare. Poi, ti suggerirò alcuni strumenti per rendere il tuo lavoro più agevole e divertente.

Cominciamo con l’atteggiamento mentale.

Atteggiamento mentale consono

Siamo sinceri: questi sono tempi (un po’) difficili. Le settimane che stiamo vivendo, e, probabilmente, anche le prossime, sono diverse dal solito, sono caratterizzate dall’incertezza e dalla preoccupazione.

Davanti a questa situazione complessa, come davanti ad ogni difficoltà, sta a noi scegliere se lasciarci travolgere dalle emozioni, dagli eventi, oppure reagire e scegliere la direzione verso cui convogliare le nostre energie.

Se anche tu sei un freelance, è comprensibile che provi delusione e disorientamento, soprattutto quando guardi l’agenda vuota: molti degli appuntamenti di lavoro sono stati cancellati, gli eventi a cui dovevi partecipare sono stati rinviati “a data da destinarsi”, ecc.

Ecco qualche suggerimento per fronteggiare questa situazione:

1. Mantenere la Mente limpida: siamo bombardati da informazioni, soprattutto sul Coronavirus, sull’andamento dei mercati, ecc.; molte di queste informazioni sono distorte e sensazionalistiche. Il mio consiglio è di selezionare poche fonti, di qualità, da consultare una, massimo due volte al giorno. Io ho ridotto ulteriormente il mio tempo sui social e leggo solo post e articoli interessanti (tralasciando i post allarmistici, quelli offensivi, ecc.).

2. Ossigenare il cervello: esci, magari con la scusa di portare a spasso il cane, o con l’obiettivo di fare la spesa. Fare due passi, intorno al palazzo, o, se ne hai possibilità, in un parco nelle vicinanze, ti permette di ossigenarti e di rilassarti.

3. Stimolare l’Ottimismo: ho imparato, negli anni, a sviluppare un atteggiamento positivo. Come sostiene Martin Seligman, psicologo e fondatore della Psicologia Positiva, l’ottimismo è la capacità di guardare il lato migliore delle situazioni e delle persone. Scelgo di avere un atteggiamento positivo non solo perché mi fa stare bene, ma anche perché mi aiuta a trovare delle soluzioni creative.

A proposito, ci sono diverse ricerche che evidenziano che le persone allegre, ottimiste, che ridono spesso, hanno maggiori difese immunitarie (ad esempio, una maggior concentrazione delle immunoglobuline A, che sono degli anticorpi, presenti nella saliva, che hanno un ruolo importante nella difesa dell’apparato respiratorio).

Allora se ti abbatti, se ti lasci prendere dallo sconforto, le tue difese immunitarie si abbassano, mentre se scegli di essere ottimista, e di ridere spesso, le tue difese aumentano. Credo che non ci siano dubbi, soprattutto in un momento come questo, su quale sia la scelta migliore 😉

Riepilogando, per migliorare il nostro atteggiamento mentale, impegniamoci a:
– mantenere la mente limpida, selezionando le fonti da consultare;
– ossigenare il cervello, facendo, quando possibile, due passi all’aria aperta;
– sviluppare il nostro ottimismo: scegliamo di guardare il lato migliore delle situazioni, scegliamo libri, film e video che ci fanno ridere.

Bene, adesso con una mente lucida e creativa possiamo metterci all’opera e pensare alla nostra strategia professionale.

Strategia professionale

Una delle domande che mi pongo, e che pongo anche ai miei colleghi, è: “Cosa possiamo fare per reagire, nel miglior modo possibile, alla situazione di emergenza che stiamo vivendo?”

Richard Bach, nel suo libro Illusioni, scrive: “Non esiste nulla che sia un problema senza un dono per te nelle mani” … allora andiamo a cercare il “dono nascosto” in questa situazione.

Per farlo, ti suggerisco di utilizzare la “Tecnica del Quadrifoglio”, una tecnica di creatività semplice e molto efficace per riflettere sulle varie opzioni che abbiamo a disposizione e per stimolare nuovi punti di vista.

Cominciamo a disegnare un fiore con quattro grandi petali; in ogni petalo, poi, scriviamo una domanda che ci stimola a riflettere e a generare delle idee (se vuoi, puoi scaricare lo schema già pronto).

Petalo 1 – “Che cosa posso smettere di fare?”
Qui puoi scrivere tutti comportamenti che vuoi abbandonare, ad esempio “Voglio smettere di guardare le news ogni due ore”, oppure “Voglio smettere di perdere tempo sui social”, “Voglio smettere di avere paura di fare video”, ecc.

Petalo 2 – “Cosa devo continuare a fare?”
Stila un elenco delle azioni che desideri continuare a portare avanti, ad esempio “Seguire dei corsi di formazione”, “Leggere almeno 20 minuti al giorno”, “Fornire contenuti di valore ai miei clienti, followers, ecc.)”.

Petalo 3 – “Cosa posso cominciare a fare?”
Annota le azioni che puoi cominciare a fare, proprio in questi giorni, ad esempio “Scrivere degli articoli (o scrivere un libro)”, “Aggiornare il mio sito web (o il mio blog) ecc.”

Petalo 4 – “Che cosa posso fare in maniera diversa?”
Prenditi qualche minuto per riflettere su come hai lavorato fino ad oggi e su quale cambiamenti potresti fare … magari hai lavorato sempre in presenza e, adesso, potresti spostare alcune delle tue attività on-line …

Questa “Tecnica del quadrifoglio”, quindi, ci stimola a cercare nuovi punti di vista, ad esplorare scenari innovativi, a individuare delle azioni concrete da fare.

Tra le azioni che possiamo compiere, in queste settimane, te ne suggerisco alcune che sono emerse dalle chiacchierate con i colleghi (e con i clienti):

Tempo per la formazione

Tutti abbiamo dei libri, sparsi per la casa (o nel nostro ebook reader) che desideriamo leggere, allora dedichiamo, in queste settimane, una parte del nostro tempo a leggere. La stessa cosa vale per i corsi di formazione: immagino che anche tu abbia comprato dei corsi che sono rimasti “fermi” … ecco, questo è un momento propizio per recuperare!

Tempo per creare contenuti

Se sei un professionista che condivide il suo sapere (come, ad esempio, formatore, consulente, ecc.), puoi approfittare di questo periodo per creare nuovi contenuti. Puoi cominciare a preparare i contenuti per le tue newsletter, poi, a seconda delle esigenze dei tuoi clienti, puoi sbizzarrirti nel creare articoli, ebook, manuali, audio corsi, video corsi, webinar, ecc. Se hai svolto bene l’esercizio di prima, nel “petalo” “Che cosa posso cominciare a fare?” hai già una bella lista di idee …

Tempo per riorganizzare

Se hai un blog, puoi approfittare di questi giorni per riorganizzarlo, per togliere alcuni vecchi contenuti, per aggiornarne altri, per riorganizzare le sezioni e le categorie. Magari vuoi aggiungere una pagina con le testimonianze dei clienti con cui hai lavorato ultimamente, o una sezione con i nuovi prodotti e servizi che sei in grado di offrire, insomma una revisione dei contenuti e, se ti sembra opportuno, anche un restyling della grafica.

Tempo per la presenza sui social

Come sta andando la tua presenza sui social? Quanto tempo è che non aggiorni il tuo profilo Linkedin? Approfitta di questo periodo per migliorare e per rafforzare la tua presenza sui vari canali social.

Se hai programmato o sponsorizzato dei post, dagli un’occhiata: perché, in questo periodo in cui i locali sono chiusi, vedo ancora girare pubblicità di ristoranti, alberghi, palestre. Così, rischi solo di sprecare soldi e di mostrarti poco attento e poco reattivo.

Nel pubblicare i tuoi post, ricordati di adattare i tuoi contenuti ai vari canali. Come sai, ci sono delle piattaforme di “Content discovery” e altre di “Content Consumption”.

Le piattaforme di “Content Discovery”, come FB, Instagram, Twitter, ecc., sono luoghi in cui le persone vanno per svagarsi o per informarsi: qui puoi pubblicare dei post brevi, post accattivanti per farti conoscere e far intuire le tue competenze.

Le piattaforme di “Conten Consumption”, come Youtube, piattaforme per i podcast, ma anche il tuo blog, sono luoghi dove le persone vanno per approfondire, per imparare, e sono disposte a dedicare maggior tempo ai tuoi contenuti. Su queste piattaforme, allora, puoi pubblicare articoli, audio o video più consistenti.

Tempo per creare relazioni ed eventi

Lo so che puoi sembrare contro intuitivo, ma questo periodo può essere usato anche per contattare colleghi e amici che non senti da un po’, per confrontarti con loro e, magari, per progettare qualcosa insieme. Io, ad esempio, ne sto approfittando per registrare alcune interviste (per il mio podcast) con alcuni speaker che, di solito, sono molto impegnati e con cui non è facile concordare un appuntamento.

Oppure potresti creare un evento on-line: ci sono diversi colleghi che stanno creando degli eventi on line molto stimolanti (come Luca Mazzucchelli, psicologo e scrittore, che fa delle dirette su instagram tutte le sere, o Ivan Ortenzi, consulente di innovazione, che ha ideato il “Future Mirror”: 7 episodi live (su Youtube) per 7 tematiche).

Bene, riassumendo, quindi, puoi sfruttare questo periodo per la tua formazione, per creare contenuti per il tuo lavoro, per riorganizzate il tuo sito o il tuo blog, per rafforzare la tua presenza sui social, per creare collaborazioni ed eventi on-line.

Vediamo, adesso, qualche suggerimento per alcuni strumenti da usare in questo periodo.

Strumenti per lavorare

Tieni presente che non sono un “nerd smanettone”, ma mi piace cercare e testare gli strumenti che mi sembrano più interessanti. Quando trovo qualcosa che semplifica la vita … lo propongo ai team con cui lavoro.

Riunioni

Se devi fare delle riunioni con i tuoi colleghi, o con i tuoi clienti, puoi usare Zoom, che consente di collegare, gratis, fino a 100 persone per una durata di 40 minuti (la versione a pagamento, comunque, ha prezzi molto accessibili). Un’altra soluzione interessante è Google Meet, che ti consente di fare videochiamate di gruppo fino a 25 partecipanti, di condividere documenti e di “scarabocchiare” su una lavagna virtuale (anche se a bassa risoluzione).

Comunicazioni

Lo ammetto: non amo le app di instant messaging (Whatsapp, Messanger, Telegram, ecc.), le trovo poco pratiche e troppo dispersive. Se hai bisogno di comunicare con i tuoi colleghi, ti suggerisco Slack, che ti permette di creare dei canali e di organizzare i diversi gruppi di lavoro e i vari argomenti di discussione.

Appuntamenti

Indipendentemente da dove lavori, hai bisogno di pianificare riunioni e call; invece di impazzire con decine di email solo per decidere la data e l’orario di una riunione, ti conviene usare Doodle (oppure Calendly). Doodle ti consente di indicare le tue proposte per la riunione, di invitare i colleghi a segnare le loro disponibilità e, alla fine, di individuare, facilmente, l’opzione migliore. Una volta confermato l’appuntamento, la data viene automaticamente memorizzata nei calendari di tutti.

Collaborazione

Se ti trovi a collaborare frequentemente con gruppi molto grandi, o con molte persone nella tua azienda, il mio suggerimento è Microsoft Teams. Ti confesso che lo sto usando da poco, ma mi sembra molto interessante e potente. Consente di chattare, di fare video call, di condividere file in modo ben organizzato, di creare gruppi di lavoro e, all’interno, creare “canali” per argomenti, ecc. Insomma: ti permette di soddisfare parecchie esigenze e di sostituire molti strumenti.

Visual Collaboration

Se capita anche a te di fare riunioni creative, in cui le persone sono stimolate a condividere proposte e idee, a organizzare insieme eventi o delineare nuovi progetti, non puoi fare a meno di usare Mural.co. Ti consente di avere una “bacheca visuale” in cui le persone possono scrivere, attaccare post-it, creare collegamenti, ecc. Puoi partire da un “muro bianco” oppure puoi utilizzare uno dei numerosi template disponibili (Storyboard, Hero journey, Big idea sketch, Model Canvas, Empahty map, ecc.).

Gestione dei progetti e delle attività

Se ti trovi a lavorare su più progetti, con più team, una buona soluzione sono strumenti di come Trello o Asana. Trello ti permette, come sai, di creare una “bacheca” per ogni progetto in modo da organizzare le attività da svolgere, affidarle alle persone, ecc. All’interno della bacheca ci sono le liste che ti aiutano a strutturare le “fasi” del tuo progetto; se stai organizzando un evento, ad esempio, puoi creare una lista relativa alla location, una per i relatori, una per il catering, ecc. Nelle liste puoi creare le schede con le attività da svolgere. La struttura visuale ti consente di cogliere, a colpo d’occhio, come procede il progetto, quali sono i risultati ottenuti e consente di rischedulare delle attività semplicemente spostando una scheda da una lista all’altra.

Sottofondo (creativo)

La musica e i rumori ambientali influiscono, in modo positivo o negativo, sulla nostra produttività. Se vuoi sapere qualcosa in più, puoi ascoltare “Brusio Creativo: quali “suoni” stimolano la creatività?”, la puntata del podcast in cui spiego quali sono i rumori naturali e le musiche che agevolano il pensiero creativo.

Mentre lavori, comunque, puoi ascoltare i rumori della natura su Noisli o il sottofondo del bar su Coffitivity.

Bene, grazie per essere arrivato/a a leggere fin qui. Fammi sapere, nei commenti, se questi suggerimenti ti sono stati utili.

[Foto: Working at home by Nick Morrison]