Le riunioni online sono diventate la nostra quotidianità, anche perché, in questo periodo, non puoi addurre scuse (“Sono in viaggio”, “Non posso collegarmi”) per non partecipare.

Visto che abbiamo più riunioni al giorno, cerchiamo di renderle più efficaci e, perché no, anche più piacevoli e divertenti. Certo, organizzare riunioni online non è banale e, come per gli incontri in presenza, alcune insidie sono dietro l’angolo.

Ho preso parte a decine di incontri online e mi sono accorto che (con le debite eccezioni) è possibile dividerle in due tipologie: le riunioni ben gestiste e quelle disastrose.

Le riunioni ben gestite sono produttive e stimolanti, favoriscono la comunicazione e la condivisione delle idee. Le persone partecipano attivamente, si confrontano, prendono decisioni insieme e, spesso, imparano qualcosa di nuovo (e si divertono). Incontri di questo tipo favoriscono la socializzazione, aumentano la motivazione e il senso di appartenenza.

Le riunioni “disastrose”, invece, sono quelle in cui le persone si collegano in ritardo, hanno problemi tecnici (non sentono, non vedono, ecc.), l’ordine del giorno non è chiaro o non viene rispettato, parlano sempre le stesse persone (ripetendo sempre le stesse cose), il clima è teso, non si prende alcuna decisione e non si sa che cosa bisogna fare per la riunione successiva.

Ti è mai successo qualcosa di simile?

Vediamo, allora, qualche suggerimento per organizzare, e gestire, delle riunioni efficienti e creative.

Che tipo di riunione organizzare?

La prima, fondamentale, domanda è: “Abbiamo veramente bisogno di una riunione?”. In alcuni casi, infatti, possiamo trovare soluzioni alternative (un’email dettagliata, una comunicazione sulla intranet, ecc.) e il problema è risolto.

Se è necessario, invece, convocare una riunione, è importante chiederci: “Che cosa vogliamo ottenere con questa riunione?”. A seconda del risultato che desideriamo raggiungere, dovremo organizzare la tipologia di riunione più adatta. Un errore frequente è quello di affrontare esigenze differenti sempre con lo stesso tipo di riunione.

Vediamo alcune delle principali esigenze:

Informare (o aggiornare): l’obiettivo è trasmettere informazioni a molte persone. Uno speaker presenta gli argomenti (disposizioni legislative, linee guida operative, ecc.), gli altri ascoltano e, alla fine, pongono qualche domanda. Ti suggerisco di usare questa soluzione (che assomiglia molto ad un webinar), solo quando è strettamente necessario. Fai in modo che lo speaker condivida, anche con schemi e immagini, i contenuti che sta presentando.

Risolvere i problemi: serve per condividere problemi cruciali, analizzare situazioni complesse e, soprattutto, proporre soluzioni concrete. Coinvolgi solo le persone direttamente interessate alla questione, e chiedi ad ognuno di spiegare (con una breve frase) la difficoltà che sta affrontando e di suggerire un paio di soluzioni pratiche per risolverla. È molto utile avere una “lavagna” (virtuale) su cui annotare tematiche e soluzioni.

Coordinare le attività: sono riunioni operative, che coinvolgono le persone con cui collabori più spesso.  Hanno l’obiettivo di migliorare le modalità di lavoro e di ottimizzare i tempi, le energie e i risultati del team.

Puoi usarle per indicare le priorità, per assegnare le attività, per raccogliere feedback e verificare l’avanzamento dei progetti in corso.

Generare idee: lo scopo di queste riunioni è generare idee o soluzioni efficienti ed innovative. Puoi applicare diverse tecniche e diversi approcci (Creative Problem Solving, Design Thinking, ecc.) per rendere fruttuosi questi incontri. Ricordati di dividere la fase di ideazione (divergente) da quella di valutazione (convergente).  Nella fase divergente le persone possono elencare (senza alcuna “censura”) tutte le idee, anche le più stravaganti, per risolvere il problema. Completata questa fase, si passa alla successiva in cui si analizzano le proposte, per valutare in base ad alcuni criteri (economicità, realizzabilità, efficacia, ecc.) quelle più promettenti.

Per queste riunioni ti conviene utilizzare uno “spazio” di “remote collaboration” in cui poter attaccare i post-it, annotare le idee, fare schizzi, scrivere commenti, come, ad esempio, miro.com o mural.co.

Adesso che hai più chiare le esigenze, ti sarà più facile scegliere il tipo di riunione da convocare.

Che cosa fare prima della riunione

Scegli la tipologia di riunione più adatta agli obiettivi che vuoi raggiungere o alle esigenze del tuo team.

Seleziona gli argomenti che intendi affrontare, indica anche l’ordine in cui li affronterete e il tempo (orientativo) da dedicare ad ogni argomento. Questo ti aiuterà nella conduzione della riunione.

Specifica l’ora di inizio e di conclusione, l’ideale è fare incontri di 30 – 45 minuti, cerca di evitare, comunque, riunioni che durino più di un’ora.

Convoca solo le persone effettivamente coinvolte in ciò che intendi discutere e manda loro (con alcuni giorni di anticipo), l’ordine del giorno, i materiali che devono conoscere ed eventuali contributi che devono preparare. Se ti sembra che il gruppo non possieda il know-how necessario, valuta l’opportunità di invitare un esperto “esterno”.

Indica anche le modalità di interazione durante la riunione (ordine di intervento, uso della chat, spazio per le domande, ecc.) in modo da rendere l’incontro il più fluido e proficuo possibile.

Ti suggerisco anche di concordare, con il tuo team e/o con il tuo capo, un limite giornaliero (o settimanale) alle riunioni, per evitare diventino un ostacolo alla produttività delle persone.

Per quanto riguarda gli aspetti tecnici, stabilisci il software da usare per le riunioni (Zoom, Teams, GotoMeeting, ecc.) ed eventuali integrazioni con app di produttività (Trello, Slack, Evernote, ecc.).

Poni anche attenzione all’ambiente da cui di colleghi, non devi organizzare shooting fotografico, ma è importante seguire alcuni accorgimenti. Metti il laptop su un piano davanti a te, in modo da essere inquadrato bene (la webcam dovrebbe essere all’altezza degli occhi). Per quanto riguarda la luce cerca una posizione in cui hai la luce davanti o di fianco (evita di metterti contro luce altrimenti appari scuro in faccia).

Cerca di avere dietro di te uno sfondo uniforme, magari sposta qualche oggetto dalla scrivania (o dal muro) per evitare distrazioni. A proposito di distrazioni: se hai animali o bambini in casa, avvisa che sei in diretta e chiudi la porta della stanza.

Che cosa fare durante la riunione

Esorta i partecipanti a collegarsi con alcuni minuti di anticipo, in modo da risolvere eventuali problemi tecnici, ed evitare quei fastidiosi momenti in cui tutti ripetono ossessivamente: “Mi vedete?, Mi sentite?, ecc.”

Comincia puntuale (concordando, magari, 5 minuti di “tolleranza”) e approfitta dei momenti iniziali per presentare le persone che non si conoscono o per “rompere il ghiaccio” e mettere le persone o loro agio (chiedendo come stanno, raccontando un tuo aneddoto, facendo gli auguri se qualcuno compie gli anni, ecc.)

Completata la fase di accoglienza, puoi entrare nel vivo della riunione: ricorda l’ordine del giorno, indica i risultati attesi, suggerisci le modalità e i tempi di lavoro.

Ribadisci l’importanza di un clima collaborativo ed esorta i partecipanti ad intervenire seguendo le modalità che avete concordato (giro di tavolo, a richiesta, ecc.) e nel rispetto dei tempi (non più di 5-10 minuti a testa). Alcuni gruppi, in cui ci sono persone un po’ (troppo) prolisse, usano un timer (clessidra, timer da cucina, ecc.) per scandire gli interventi. Per facilitare l’ascolto, chi non sta parlando è bene che tenga il microfono disattivato.  

Quando è il tuo turno di parlare, mantieni il contatto visivo (guardando verso la webcam) ed esprimi in modo chiaro e conciso, il tuo punto di vista. Se vuoi, puoi prendere spunto da questo schema:

– “Ho notato (o dai dati emerge) che … [descrizione del problema]”
– “Questa difficoltà si presenta perché … [dati e info sul problema]”
– “Ritengo necessario sperimentare … [soluzione proposta]”
– “Potremmo ottenere questi risultati … [benefici attesi]”
– “Che cosa ne pensate? [suggerimenti e miglioramenti]”

Mantieni la discussione focalizzata sul tema della riunione, se qualche collega “devia” verso altri argomenti puoi intervenire dicendo: “Questi aspetti, per quanto interessanti, esulano dalla nostra discussione: vorremmo avere un tuo parere sull’argomento che stiamo trattando”.

Utilizza un supporto visivo (“lavagna virtuale”, condivisione dello schermo, ecc.) per annotare gli aspetti più importanti che emergono e le decisioni che vengono prese. Io trovo utile creare una mappa mentale in cui prendere nota di ciò che scaturisce dalla discussione.

Ascolta le proposte dei tuoi colleghi con una mente aperta. Non so se ci hai mai fatti caso, ma, quando ascoltiamo un’idea nuova e originale, la prima reazione che abbiamo è quella di criticarla dicendo: “No, non si può fare, perché …” (nel post “Frasi killer: come uccidere un’idea sul nascere” trovi un elenco di frasi di questo tipo). Tu, invece, valorizza le idee del tuo team domandandoti: “Che cosa c’è di interessante in questa proposta?“.

Alla conclusione dell’incontro riassumi gli argomenti affrontati, le problematiche emerse, le decisioni prese e le tematiche che sono rimaste aperte (per mancanza di tempo o per pareri discordanti).

Ricordati anche di concordare un piano d’azione per consentire al gruppo di procedere con il lavoro. Il piano d’azione deve indicare:

– le attività da svolgere (delineare un progetto, predisporre un documento, contattare un esperto, ecc.),
– la data entro la quale vanno completate (indicando anche una data intermedia per verificare i progressi),
– le persone che se ne occuperanno,
– indicazioni sulla riunione successiva (data, contenuti, ecc.).

Che cosa fare dopo la riunione

Dopo che si è conclusa la riunione puoi scrivere un’email per ringraziare i partecipanti. Puoi allegare anche uno schema riassuntivo (o un “verbale” se è una riunione ufficiale) degli argomenti trattati, l’elenco delle attività da svolgere e le slide e i materiali che sono stati utilizzati.

Bene, mi auguro che questi consigli ti siano utili per organizzare e gestire delle riunioni online efficaci e creative; come ricorda Michael Jordan: “Il talento ti fa vincere una partita. L’intelligenza e il lavoro di squadra ti fanno vincere un campionato.”